Politique en matière de protection des renseignements personnels

Notre Politique en matière de protection des renseignements personnels vous explique la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements.

Entreprises représentées dans cette Politique 

• Plomberie du Portage Inc.
• M3i Inc.
• Extincteurs JSD Inc.

 Nous, Notre, Nos

On entend par ces termes les différents noms de notre entreprise

 Renseignements personnels (RP)

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

N’est PAS un renseignement personnel :

Renseignement professionnel qui concerne une personne dans l’exercice de ses fonctions.

Dans la présente politique, nous expliquons la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels recueillis par notre entreprise, et nous vous fournissons des renseignements sur vos droits et choix pour ce qui est de vos renseignements personnels avec nous.

En sollicitant ou retenant nos services, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements que nous recueillons à votre sujet.

De temps à autre, nous mettons à jour la présente Politique de protection des renseignements personnels. Tous les changements que nous apporterons à la présente Politique de protection des renseignements personnels entreront en vigueur lors de sa publication sur notre site Web : www.m3i-industriel.com.

Nous recueillons des renseignements personnels auprès de trois catégories de personnes : des candidats, des employés et des clients de Plomberie du Portage pour le service résidentiel. La catégorie des employés est celle pour laquelle nous recueillerons le plus de renseignements personnels.

Les types de renseignements personnels recueillis dépendent des catégories de personnes et aussi de différents facteurs comme la nature et la durée de la relation, les obligations juridiques et réglementaires applicables, etc.

* Information détruite au fur et à mesure

Nous recueillions des renseignements directement auprès de vous, notamment dans les situations suivantes :

• À l’embauche d’un employé
• Lorsque vous communiquez avec nous pour signaler des changements
• Lorsque vous faites une demande de produit ou de service auprès de nous en tant que client pour nos services résidentiels

 Parfois, nous pouvons recueillir des renseignements auprès de tiers. Nous le faisons avec votre consentement ou dans les circonstances où la loi l’exige et nous y autorise.

Par exemple,

• Demande de référence auprès d’un ancien employeur
• Institutions gouvernementales ou organismes de réglementation, notamment la CCQ

Lorsque nous parlons de communiquer vos renseignements, on entend principalement la communication de renseignements entre les unités d’exploitation de notre entreprise.  Il se peut que l’on communique certains renseignements avec des sous-traitants ou des fournisseurs affiliés.

 Nous utilisons et communiquons vos renseignements personnels pour :

• Vous fournir des produits ou des services
• Communiquer avec vous
• Gérer nos activités : assurances collectives, Cognibox, CNESST, CCQ
• Respecter nos obligations fiscales, juridiques et réglementaires
• À des fins statistiques (dépersonnalisation et analyses)
• Agences de recouvrement, le cas échéant

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Des efforts raisonnables sont mis en place afin d’éviter l’utilisation ou la communication non autorisées des renseignements que l’on détient, ainsi que la perte et le vol de ces renseignements.

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’assure que les procédures internes en matière de renseignements personnels sont suivies.  Notamment, le système informatique est sécurisé et n’est accessible que par le personnel autorisé. Il en est de même pour l’accessibilité aux documents papiers qui contiennent des renseignements personnels. Ils sont rangés dans des classeurs sous clé dans le bureau des ressources humaine et à la comptabilité.

Malgré tous les efforts mis en place pour sécuriser vos données, un incident de cyberattaque, vol ou perte de données pourrait survenir. Le cas échéant, notre Responsable du traitement des incidents de confidentialité s’assurera de suivre notre Procédure de gestion des incidents de sécurité et violations des renseignements personnels.

Nous avons mis en place une Procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels.  Le Responsable pour la destruction des renseignements personnels est donc en mesure de connaître la durée pendant laquelle nous devons conserver vos renseignements personnels.

En règle générale, nous conservons vos renseignements personnels tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle et à des fins commerciales ou juridiques. Pour ces raisons, nous conservons vos renseignements personnels encore quelque temps après la fin de votre relation avec nous. Dès que vos renseignements personnels ne nous sont plus requis, nous les détruisons de manière sécuritaire ou les anonymisons.

À moins d’une exigence juridique, commerciale ou contractuelle, vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels – conformément à notre Procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels – en communiquant avec la personne chargée de la gestion des demandes de désindexation ou suppression des Renseignements personnels.

Cette demande devra être faite par écrit, et il nous faudra vérifier votre identité de manière raisonnable.

Personne à contacter :

Mélanie Dumont, directrice ressources humaines, responsable de la protection des RP
Tél. 418-766-2145 poste 213
Courriel : m.dumont@m3i-industriel.com

Si vous désirez mettre à jour (ou corriger) des renseignements personnels que nous détenons sur vous, il vous suffit de contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par téléphone.

Personne à contacter :

Mélanie Dumont, directrice ressources humaines, responsable de la protection des RP
Tél. 418-766-2145 poste 213
Courriel : m.dumont@m3i-industriel.com

Cette politique est disponible en version papier sur demande.

Veuillez nous faire part de toute préoccupation ou plainte concernant la présente politique ou nos procédures relatives à la protection des renseignements personnels. Notre Responsable du traitement des plaintes prendra contact avec vous dans un délai de 48 h (2 jours ouvrables).

Personne à contacter :

Mélanie Dumont, directrice ressources humaines, responsable de la protection des RP
Tél. 418-766-2145 poste 213
Courriel : m.dumont@m3i-industriel.com

La mise en œuvre de la politique est réalisée aux moyens de différentes procédures énumérées dans ce tableau ici-bas. Les registres ont pour objectif la consignation des différents événements qui peuvent survenir dans le cadre de la protection des renseignements personnels. D’autres documents font aussi office d’outils d’aide à la réalisation de la Politique et de formulaire d’attestation / consentement.